校内各单位：
为规范自然科学类纵向科技项目管理，根据《华南农业大学纵向科研项目管理办法》（华南农办〔2020〕122号）、《华南农业大学纵向科研资金管理办法》（华南农办〔2020〕123号）规定：纵向科技项目到期后，应按照项目主管部门的要求，按时提交各种项目总结验收材料，结题验收；项目主管部门没有明确结题要求的，应于项目执行期满后6个月内将总结报告、经费决算表（财务处审核签名盖章）报科学研究院备案。
科研院已于2025年1月26日发布过相关通知，但仍有部分项目未按要求办理结题。请各单位高度重视，积极督促相关负责人按本次通知要求的时间节点提交相关材料，各单位未结题项目数量将纳入限项纵向项目校内指标分配依据，现将有关事项再次明确如下：
一、结题项目范围
华南农业大学科研管理系统内，项目完成日期在2025年7月5日之前（含），但状态仍为“进行”的未办理结题手续的自然科学类纵向科技项目共838项（清单见附件1）。
二、结题程序
（一）项目负责人核实清单中的项目信息。根据实际情况选择项目当前状态，填写附件1，提交给所在单位汇总。若结题日期有误请更正，并提供项目合同书（任务书）扫描件佐证。
当前状态为：1.已结题并提交纸质材料；2.已结题未提交纸质材料；3.正在结题流程中；4.项目已延期或终止；5.项目未结题；6.其他。
（二）各单位科研秘书收集本单位项目信息情况汇总附件1后及时反馈给科研院。
（三）根据项目实际状态开展后续工作
（1）已结题并提交纸质验收材料的：项目负责人将验收材料的盖章版扫描上传至科研管理系统的项目文档处，项目处将逐个核查纸质材料，并跟踪反馈；
（2）已结题未提交纸质验收材料的：项目负责人将验收材料的盖章版扫描上传至科研管理系统的项目文档处，并尽快提交纸质版结题材料至科研院项目处高新科（行政楼419）；
（3）正在办理结题的：于2025年9月10日前办理完结题验收流程（结题要求参考附件2）；
（4）项目已延期或中止的：提交相应证明材料电子版上传至科研管理系统的项目文档处；
（5）项目未结题的：提交相应说明，负责人签字二级单位盖章后，电子扫描上版传至科研管理系统的项目文档处。
三、相关要求
（一）材料格式要求
（1）纸质版：一式一份原件交科研院项目处高新科。
（2）电子版：扫描盖章电子版上传至科研管理系统的项目文档处（我的项目-编辑-项目文档上传），并申请变更项目状态为“完成”，经二级单位审核通过以后，提交至科研院审核。
（二）验收材料模板要求
（1）主管部门或委托单位有明确要求的：按照主管部门要求直接提交结题验收材料。参与外单位的项目或主持的其他纵向（或委托类）项目，需提供合作方（委托方）出具的同意结题证明材料（对方签名盖章）。
（2）主管部门没有明确要求的：参考模板（附件2）撰写总结报告。负责人签名、所在单位盖章。
（三）时间要求
（1）请各单位汇总本单位项目状态，整理填报附件1，于2025年9月1日前，统一发送至科研院项目处高新科邮箱kjcgxk@scau.edu.cn。
（2）请各单位督促项目负责人尽快开展项目结题工作，并按要求于2025年9月10日前提交结题材料电子版和纸质版到科研院。
四、注意事项
（一）无故逾期未结题的项目，将不作为考核、聘任和职称评定等依据。
（二）无正当理由，项目预期超过1年，经催促仍拒不申请结题验收的；或者在验收结题过程中消极推诿、弄虚作假的”属于严重失信行为，原则上将限制申报自然科学类纵向科技项目。
（三）若项目结题日期有误，请更正日期并提供合同书扫描件佐证（交科研秘书）。
五、联系方式
学校项目处联系人：杨文科，联系电话：85283435，电子邮箱：kjcgxk@scau.edu.cn
科学研究院
2025年7月9日
